Última actualización: 05/09/2025

LA EMPRESA KODIAK SERVICES INT'L INC identificada con Nit.900613669-2, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, Calle 124 # 7 - 35 Oficina 502, teléfono PBX 5801522, en adelante la empresa, en virtud de su condición de responsable del tratamiento de los datos personales obtenidos en el marco de su misión, se compromete a la protección y tratamiento de los mismos, con el fin de garantizar la protección de los derechos fundamentales de sus titulares, en cumplimiento de la normatividad vigente y de su direccionamiento estratégico, orientará todos sus esfuerzos a salvaguardar las garantías constitucionales consagradas en la Constitución Política de Colombia, relativas al derecho de todas las personas a su intimidad familiar y personal, así como a la posibilidad de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en las diferentes bases de datos de entidades públicas y privadas; Por lo anterior, ha establecido la presente política que se fundamenta en los siguientes principios:

• LEGALIDAD: El tratamiento de datos es una actividad regulada que debe someterse a lo dispuesto en la ley y demás disposiciones que la desarrollen.
• PROPÓSITO: El tratamiento deberá obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, que deberá ser informada al titular. En cuanto a la recogida de datos de carácter personal, la empresa se limitará a aquellos que sean pertinentes y adecuados únicamente para la finalidad del tratamiento.
• LIBERTY: El tratamiento sólo podrá ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán obtenerse ni divulgarse sin autorización previa, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• VERDAD O CALIDAD: La información objeto de tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fragmentarios o engañosos.
• TRANSPARENCIA: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información sobre la existencia de datos que le conciernan.
• ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El tratamiento está sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales, las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá ser realizado por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de difusión o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados por la ley.
• SEGURIDAD: La información sujeta a tratamiento será manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• CONFIDENCIALIDAD: La empresa garantizará la confidencialidad de la información, incluso una vez finalizada su relación con cualquiera de las tareas que comprende el tratamiento, permitiendo únicamente el suministro o comunicación de datos de carácter personal cuando corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la ley.

La empresa garantizará que la recogida, uso, almacenamiento, circulación, transmisión, transferencia, actualización, supresión y/o cualquier otro tipo de tratamiento de datos de carácter personal se realizará de forma consentida y tendrá como única finalidad:

1. En cumplimiento de la normativa aplicable al tratamiento de la información de los proveedores, incluida, entre otras, la fiscal, contable y comercial.
2. El desarrollo de los procesos de gestión de clientes relacionados con trámites, consultas, quejas y reclamaciones.
3. Ejecución de contratos firmados con terceros
4. Envío de información, comunicaciones y otros relacionados con el desarrollo de la relación comercial contratada.
5. Gestión y bases de datos.
6. Ejecutar todo lo relacionado con la relación contractual, procesos de afiliación, pago de nómina, liquidación de aportes a seguridad social, pago de parafiscales, comunicación, seguridad, capacitación, estadísticas, bienestar social y toda la información y actividades en las que se relacionen o vinculen los empleados y sus familias.
7. Realizar todas las gestiones y/o procedimientos internos de la empresa para llevar a cabo los procesos de selección.
8. En respuesta a organismos de control fiscal, jurídico o comercial que requieran información contenida en la base de datos de la empresa.
9. En cumplimiento de mandatos administrativos, judiciales o legales.
10. Corresponder a infracciones legales.
11. Para la emisión de certificaciones relativas a la relación del titular de los datos con la empresa.
12. Para salvaguardar y garantizar la seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones físicas.
13. En el control de acceso a los edificios.
14. Cualquier otra finalidad derivada del desarrollo del contrato o de la relación entre el titular y la empresa.
15. Para el desarrollo de los procesos administrativos de su actividad misional, por lo tanto, cuando se requiera, podrá contratar servicios que serán prestados por terceros, en estos casos la información será transferida con las medidas de seguridad necesarias para salvaguardar la privacidad del titular y la correcta prestación del servicio, así como el cumplimiento de los demás deberes legales y constitucionales.

Por otro lado, la empresa reconoce que el propietario de los datos puede hacer uso de su poder legal para:

1. Conozca en todo momento, la información que sobre su persona se deposita en nuestras bases de datos.
2. Solicitar la rectificación y actualización de sus datos en las bases de datos sometidas a tratamiento.
3. Revocar la autorización de tratamiento de aquellos datos contenidos en las bases de datos responsabilidad de la empresa.
4. Ser informado de la solicitud de terceros, distintos de las autoridades judiciales o administrativas, para obtener sus datos y consentir, mediante autorización expresa, o denegar la entrega de los mismos.
5. Elevar ante las autoridades competentes las actuaciones derivadas del incumplimiento de la política de tratamiento aquí descrita.
6. Cualquier otro derecho otorgado por la Constitución y la ley.

De acuerdo con lo anterior, cuando el titular de los datos considere que los mismos han sido utilizados indebidamente, no se han cumplido las finalidades descritas anteriormente o se han ignorado los mandatos legales o derechos fundamentales, el procedimiento a seguir es el siguiente:

Enviar comunicación escrita a nuestras oficinas dirigida al Área Administrativa y/o enviarla al correo electrónico: [email protected]

La empresa procederá a responder dependiendo de si la solicitud es una consulta o una reclamación de la siguiente manera:

1. La consulta será respondida en un plazo máximo de (10) días hábiles a partir de la fecha de recepción de la misma. De no ser posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, señalando los motivos de la demora e indicando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
2. Las solicitudes de actualización de corrección, rectificación o supresión de datos serán atendidas dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible responder dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento del mismo por la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cualquier cambio sustancial en esta política de tratamiento, en los términos descritos en el artículo 5 del Decreto 1377 de 2013, deberá ser comunicado oportunamente a los titulares de datos personales de manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.

Las presentes políticas entran en vigor en la fecha de su publicación.

Como regla general, la vigencia de las autorizaciones sobre el uso de datos personales se entiende vigente durante el ejercicio del objeto social de KODIAK SERVICES INTL INC.

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